custom-header

Vrijwilligersprotocol

Vrijwilligersprotocol

 

Inleiding
De stichting Breek-Uit (verder “de Stichting”) doet bij de uitvoering van door haar georganiseerde activiteiten, voornamelijk dagtochten en vakanties, een beroep op vrijwilligers van de Stichting Steun voor gehandicapten in Noord Limburg (verder ‘’Steun’’). De vrijwilligers van Steun zorgen voor de begeleiding van de mensen met een beperking (verder “de Deelnemers”) welke deelnemen aan de georganiseerde activiteiten van de Stichting. De Stichting heeft geen eigen vrijwilligers welke aan de Stichting zijn verbonden. Zonder de inzet van vrijwilligers is het geen haalbare kaart het activiteitenprogramma uit te voeren.

Gedragingen
1. Van elke vrijwilliger welke zorgt voor de begeleiding van de Deelnemers bij activiteiten van de Stichting wordt onder alle omstandigheden verwacht dat hij/zij zich op verantwoorde wijze ten opzichte van personen of een groep zal gedragen met in achtneming van zedelijke normen. De vrijwilliger onthoudt zich van handelingen die in strijd zijn met wet of regelgeving.
2. De vrijwilliger moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de Deelnemers zich veilig en gerespecteerd voelen.
3. De vrijwilliger onthoudt zich ervan de Deelnemers te bejegenen op een wijze die de Deelnemers in zijn waardigheid aantasten.
4. De vrijwilliger dringt niet verder door in het privéleven van de Deelnemers dan functioneel noodzakelijk is.
5. De vrijwilliger onthoudt zich van elke vorm van seksuele benadering en misbruik ten opzichte van de Deelnemers. Alle seksuele handelingen, handelingen, contacten en relaties tussen vrijwilliger en Deelnemers zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel grensoverschrijdend gedrag.
6. De vrijwilliger mag de Deelnemers niet op zodanige wijze aanraken, dat deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard ervaren zal worden.
7. De vrijwilliger zal tijdens dagtochten en vakanties en dergelijke zeer terughoudend en met respect omgaan met de Deelnemers en de ruimtes waarin zij zich bevinden, zoals de hotelkamer.
8. De vrijwilliger heeft de plicht de Deelnemers naar vermogen te beschermen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en seksueel grensoverschrijdend gedrag en zal er actief op toezien dat het protocol door iedereen die bij de Deelnemers is betrokken, wordt nageleefd.
9. Indien de vrijwilliger gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met dit protocol en bij vermoedens van seksueel grensoverschrijdend gedrag, is hij verplicht hiervan melding te maken. Deze melding dient te worden gedaan bij het bestuur of bij een van de leden van het bestuur. Het bestuur kan ervoor kiezen om één of meerdere vertrouwenspersonen aan te wijzen. Indien het bestuur besluit tot de aanwijzing van een vertrouwenspersoon zal zij dit aan de vrijwilligers kenbaar maken. Indien het bestuur één of meerdere vertrouwenspersonen heeft aangewezen kunnen de vrijwilligers de melding ook doen bij de daarvoor door het bestuur aangewezen vertrouwenspersonen.
10. De vrijwilliger krijgt of geeft geen (im)materiële vergoedingen die niet in de rede zijn.
11. In die gevallen waar het protocol niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger in de geest van het protocol te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met een van de leden van het bestuur.

Omschrijving seksueel grensoverschrijdend gedrag met Deelnemers en sanctiebeleid
1. Onder seksueel grensoverschrijdend gedrag met Deelnemers verstaan wij: Elke vorm van seksueel gedrag of seksuele toenadering, in verbale, non-verbale of fysieke zin, opzettelijk of onopzettelijk, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren en / of plaatsvindt binnen een ongelijke machtsverhouding (vrijwilliger-deelnemer) en / of andere handelingen of gedragingen die strafbaar zijn.
2. Gedragingen die volgens de bovenstaande omschrijving vallen onder seksueel grensoverschrijdend gedrag met Deelnemers kunnen worden gesanctioneerd door het bestuur waarbij hoor en wederhoor zal plaatsvinden. De sancties bestaan uit het voor korte of langere tijd uitsluiten van vrijwilligerswerk met Deelnemers en door persoonsgegevens in een register op te nemen.
3. Seksueel grensoverschrijdende gedragingen met Deelnemers waarvan het bestuur oordeelt dat deze vallen onder het Wetboek van Strafrecht, zullen bij politie/justitie worden gemeld.

Meldingsplicht
Elke vrijwilliger is verplicht aan het bestuur van de Stichting onregelmatigheden, die zich tijdens het vrijwilligerswerk voordoen, te melden.

Vergoeding kosten
1. De vrijwilliger heeft recht op een kostendekkende onkostenvergoeding. Om voor vergoeding in aanmerking te komen verstrekt de vrijwilliger aan de penningmeester van de stichting een opgave onder bijvoeging van betalingsbewijzen. Het bestuur kan beslissen daarvoor een speciaal formulier te gebruiken.
2. Onkosten worden alleen vergoed indien aannemelijk is dat de kosten zijn gemaakt in het belang van de voorbereiding en uitvoerig van activiteiten.
3. Indien geen betalingsbewijzen kunnen worden verstrekt zullen geen onkosten worden voorgoed. In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur besluiten dat de onkosten worden vergoed indien geen betalingsbewijzen kunnen worden verstrekt.
4. Het bestuur kan voor bepaalde activiteiten voor die vergoeding gemakshalve een vast bedrag hanteren.

Begeleiding bij dagtochten
1. De werkgroep dagtochten bereidt per kwartaal dagtochten voor. Na publicatie van de dagtochten wordt een vrijwilliger in de gelegenheid gesteld zich aan te melden voor de begeleiding van een of meer dagtochten.
2. Aan de hand van de inschrijvingen van de Deelnemers, en rekening houdend met het aantal aanmeldingen van vrijwilligers maakt namens het bestuur de werkgroep dagtochten een indeling voor de inzet van de vrijwilligers. Bij die indeling wordt ook aandacht geschonken aan de ervaring en deskundigheid van de vrijwilligers.
3. Voorafgaand aan een dagtocht ontvangen de betreffende vrijwilligers die de activiteit zullen gaan begeleiden een lijst van de Deelnemers met vermelding van de relevante aandachtspunten bij de Deelnemers.
4. Een van de vrijwilligers die als begeleiding deelnemen aan de dagtocht wordt aangewezen als beheerder voor de financiële middelen (verder “de Beheerder) voor de dagtocht. De Beheerder ontvangt van de penningmeester van de Stichting voorafgaande aan de dagtocht de benodigde financiële middelen.
5. De Beheerder legt over de besteding van de gelden verantwoording af aan de penningmeester onder overlegging van betalingsbewijzen. Het bestuur kan beslissen daarvoor een speciaal formulier te gebruiken.
6. De Beheerder draagt er zorg voor dat het niet-bestede bedrag wordt teruggestort naar de rekening van de penningmeester van de Stichting.

Begeleiding bij vakanties
1. Voor het jaarlijkse vakantieprogramma voor reizen maakt de werkgroep reizen een indeling voor de inzet van vrijwilligers. Bij die indeling wordt aandacht geschonken aan de ervaring en deskundigheid van de vrijwilligers.
2. Ongeveer 2 maanden voorafgaand aan een vakantie regelen de vrijwilligers een bijeenkomst met de Deelnemers (kennismakingsbijeenkomst). De begeleiding van de Deelnemer en/of een vertegenwoordiger van de familie van de Deelnemer wordt uitgenodigd de bijeenkomst bij te wonen. De werkgroep reizen zorgt ervoor dat in overleg met de vrijwilligers de uitnodiging voor de bijeenkomst wordt verstuurd.
3. In de bijeenkomst wordt de invulling van de betreffende vakantie besproken. De vrijwilligers stellen de begeleiding en familie in de gelegenheid mededelingen te doen die voor een goede ondersteuning tijdens de vakantie van belang kunnen zijn. Andere gesprekspunten kunnen zijn:
a. De kamerindeling;
b. De invulling van de vakantieperiode en met name de wensen en mogelijkheden voor uitstapjes;
c. Het tijdstip en de plaats van vertrek en terugkomst.
4. Maximaal 1 week voor vertrek stuurt de werkgroep Reizen in overleg met de betreffende vrijwilligers een laatste e-mail aan de reizigers met alle feitelijke informatie.
5. Voorafgaand aan het vertrek voor een vakantie controleren de vrijwilligers of de Deelnemers in het bezit zijn van een geldig paspoort of ID-kaart en van de medicijnpas.
6. In overleg met de Deelnemers kunnen de vrijwilligers een groepsbeurs vormen voor het doen van uitgaven die in het belang van de groep gezamenlijk worden gemaakt. Na afloop van de vakantie leggen de vrijwilligers aan de Deelnemers verantwoording af over de bestedingen.
7. Een van de vrijwilligers die als begeleiding deelnemen aan de vakantie wordt aangewezen als beheerder voor de financiële middelen (verder “de Beheerder) voor de vakantie. De Beheerder ontvangt van de penningmeester van de Stichting voorafgaande aan de vakantie de benodigde financiële middelen.
8. De Beheerder legt over de besteding van de gelden verantwoording af aan de penningmeester onder overlegging van betalingsbewijzen. Het bestuur kan beslissen daarvoor een speciaal formulier te gebruiken. De Beheerder draagt er zorg voor dat het niet-bestede bedrag wordt teruggestort naar de rekening van de penningmeester van de Stichting.
7. Na afloop van een vakantie stellen de vrijwilligers voor iedere afzonderlijke Deelnemer een fotoboek samen. De kosten komen voor rekening van de Deelnemers. Indien het voor de vakantie beschikbare budget de ruimte biedt, mogen die kosten uit het vakantiebudget worden betaald.
8. Ter afsluiting van de vakantie regelen de vrijwilligers binnen 2 maanden na terugkomst een bijeenkomst met de Deelnemers. De werkgroep Reizen zorgt ervoor dat in overleg met de vrijwilligers de uitnodiging voor deze bijeenkomst wordt verstuurd. Tijdens die bijeenkomst wordt gezamenlijk teruggekeken op het verloop van de vakantie en wordt het fotoboek overhandigd. Bijzonderheden die tijdens deze bijeenkomst naar voren komen worden door de vrijwilligers aan het bestuur gemeld.

Tot slot
Het bestuur is verantwoordelijk voor het naleven van de verplichtingen die voortvloeien uit dit protocol. Over zaken waarin dit protocol niet voorziet beslist het bestuur.

Dit protocol is op 16 februari 2016 vastgesteld door het bestuur van de Stichting Breek-Uit.